آخر الشهر بلا تجميع يدوي: أرقام أي فترة بين تاريخين في سباسويت (SpaSuit)، مطبوعة أو في Excel

يطلب المحاسب مبيعات الربع الثالث. هنا تبدأ ساعة عمل يعرفها كل صاحب مركز: تفتح الفواتير يوماً يوماً، وتجمع الأرقام في ورقة، وتطرح المرتجعات، ثم تتذكّر أن فرعاً ثانياً لم تحسبه. وفي النهاية يبقى سؤال المحاسب الذي لا تملك له جواباً سريعاً: «هل هذا الرقم يطابق الدفاتر؟». في سباسويت (SpaSuit) لم تعد الفترة تعني تجميعاً. تختار تاريخين، فتظهر لك أرقام الفترة كاملة، وتطبعها أو تصدّرها كما هي.

ثلاث أدوات، سؤال واحد: «ماذا حدث بين هذين التاريخين؟»

1. المبيعات بين تاريخين

في صفحة المبيعات بلوحة التحكم شريط «فترة مخصّصة»: حقلا «من» و**«إلى»**، واختصارات جاهزة بضغطة واحدة: هذا الشهر · الشهر الماضي · آخر 30 يوماً · هذه السنة. وحين تختار الفترة تظهر بطاقة «الفترة المختارة»، وفيها:

• إجمالي مبيعات الفترة، مقسوماً إلى مدفوع وآجل.
• عدد الفواتير ومتوسط الفاتورة.
• المقارنة بالفترة السابقة بنفس الطول: إن اخترت 10 أيام قارنتك بالأيام العشرة التي قبلها، وإن اخترت 30 يوماً قارنتك بالثلاثين التي سبقتها.

وبقية أقسام الصفحة تتبع الفترة نفسها: قنوات البيع، ووسوم الحملات، والأكثر مبيعاً، وطرق الدفع، واتجاه المبيعات. وكل ذلك بتوقيت الرياض، ويُحسب يوم النهاية كاملاً حتى آخر دقيقة فيه.

2. كشف فواتير الفترة التفصيلي

الملخّص يكفيك أنت، أما المحاسب فيريد أن يرى كل فاتورة على حدة. لذلك يظهر في صفحة المبيعات بعد اختيار الفترة زر «طباعة الكشف التفصيلي». الكشف ورقة A4 أفقية، فيها سطر لكل فاتورة: التاريخ، والرقم، والعميل (أو «عميل نقدي»)، وقبل الضريبة، والخصم، والضريبة، والإجمالي، والمدفوع، والآجل، وطرق الدفع، والحالة. وفي آخر الكشف سطر مجموع يطابق أرقام بطاقة الفترة، فالرقم الذي رأيته على الشاشة هو نفسه الذي يُسلَّم للمحاسب.

وإن أراد المحاسب العمل على الأرقام بنفسه، فزر «تصدير Excel» في الصفحة نفسها يعطيه ملفاً فيه ورقتا «الفواتير» و**«البنود»**، إلى جانب ملخّص الفترة.

3. كشف حساب لأي حساب في دليلك المحاسبي

هذا ما يطلبه المحاسب والمراجع عادةً: كشف حساب الإيرادات، أو الصندوق، أو البنك، لفترة محددة. افتح الدليل المحاسبي، واضغط على أي حساب، ثم اختر الفترة من شريط «فترة الكشف»: هذا الشهر · الشهر الماضي · السنة المالية (الحالية، بتواريخها المحفوظة) · كل المدة، أو اكتب التاريخين بنفسك. فتظهر أربع بطاقات:

البطاقة	ما تقوله
رصيد أول المدة	رصيد الحساب قبل بداية الفترة، بجهته (مدين أو دائن)
مدين الفترة	مجموع الحركات المدينة داخل الفترة
دائن الفترة	مجموع الحركات الدائنة داخل الفترة
رصيد آخر المدة	ما انتهى إليه الحساب في آخر يوم من الفترة، بجهته

وتحت البطاقات سطر «رصيد منقول»، ثم الحركات من الأقدم إلى الأحدث مع الرصيد الجاري بعد كل حركة. وهذا هو الشكل الذي يعرفه كل محاسب ويستطيع أن يراجعه سطراً سطراً. «طباعة الكشف» تخرجه على ورقة A4 رأسية، و**«تصدير Excel»** يعطيه ملفاً.

لماذا يهمّك هذا كصاحب مركز؟

• طلب المحاسب صار دقيقة لا يوماً. مبيعات الربع؟ اكتب التاريخين واطبع الكشف التفصيلي. كشف حساب الإيرادات للسنة؟ اختر السنة المالية واضغط «طباعة الكشف».
• الرقم يطابق نفسه في كل مكان. سطر المجموع في الكشف التفصيلي يطابق بطاقة الفترة، والكشف يبدأ برصيد أول المدة وينتهي برصيد آخرها، فلا يبقى فرق تبحث عن سببه.
• المقارنة تعطيك قراراً. حين ترى أن الفترة تزيد أو تنقص بنسبة واضحة عن التي قبلها، تعرف هل تحتاج عرضاً، أو مختصاً إضافياً، أو مراجعة لساعات العمل.
• مراجعة فترة بعينها. تريد أن تفهم ما حدث في أسبوع العيد أو في شهر الافتتاح؟ اختر تلك الأيام وحدها، وستجد كل فاتورة وكل حركة فيها.

الفروع: كل فرع وحده، أو الكل معاً

إن كان لمركزك أكثر من فرع، فالأرقام تتبع الفرع المختار في لوحة التحكم، أو «كل الفروع» معاً. واسم الفرع يُكتب على الشاشة وعلى الورقة المطبوعة، فلا يختلط كشف فرع بكشف آخر. وفي كشف «كل الفروع» يظهر عمود الفرع أمام كل فاتورة. (طريقة إضافة الفروع في دليل إعداد الفروع).

لا يُعرض كشف ناقص

كشف نصف صحيح أسوأ من غياب الكشف، لأنه يُسلَّم للمحاسب على أنه كامل. لذلك إن تغيّرت الفواتير أو الحركات أثناء إعداد الكشف (فاتورة جديدة، أو مرتجع، أو قيد عُدّل)، أو تعذّرت قراءتها كاملة، يقول لك سباسويت ذلك صراحةً ويطلب إعادة الطباعة، ولا يعطيك أرقاماً ناقصة. والقاعدة نفسها في Excel: لا يُنشأ ملف ناقص.

ما يجب أن تعرفه بصراحة

• الطباعة لها حدّ: 3,000 فاتورة في الكشف التفصيلي، و3,000 حركة في كشف الحساب. فإن كانت الفترة أكبر، تقول لك الشاشة: قصّر الفترة، أو استخدم Excel الذي يضم كل الفواتير وكل الحركات.
• الفترة التي تكتبها بنفسك حدّها 366 يوماً. وإن اخترت السنة المالية فتُؤخذ بتواريخها المحفوظة، حتى لو كانت أطول من ذلك.
• الفواتير المسترجعة كلياً والملغاة لا تدخل الكشف التفصيلي، كما لا تدخل بطاقة الفترة.
• «الديون المستحقة الآن» في صفحة المبيعات لا تتبع التاريخين، لأنها تعرض كل دين مفتوح حتى هذه اللحظة.
• صفحة المبيعات وكشف الحساب متاحان للمالك والمحاسب.

الخلاصة

آخر الشهر، أو طلب المحاسب، أو مراجعة فترة بعينها، كلها صارت سؤالاً واحداً تجيب عنه بتاريخين: المبيعات بمقارنتها، والكشف التفصيلي بكل فاتورة، وكشف الحساب برصيد أول المدة وآخرها. تطبعه على A4 أو تصدّره إلى Excel، والفرع مكتوب عليه. وكشف الحساب يُقرأ من القيود نفسها التي يُنشئها النظام تلقائياً مع كل عملية (التفاصيل في مقال القيود بضغطة زر). وللشرح خطوة بخطوة: دليل أرقام الفترة. تولّى القيادة واترك التفاصيل.

ابدأ تجربتك المجانية.

جرّب سباسويت (SpaSuit): spasuit.app

أسئلة شائعة

كيف أطلع مبيعات شهر معيّن أو ربع سنة في سباسويت؟
من صفحة المبيعات في لوحة التحكم، اكتب تاريخ البداية في «من» وتاريخ النهاية في «إلى» واضغط «عرض الفترة»، أو اختر اختصاراً مثل «الشهر الماضي». فتظهر بطاقة الفترة بالإجمالي والمدفوع والآجل وعدد الفواتير، مع المقارنة بالفترة السابقة بنفس الطول.

هل أقدر أطبع كل فواتير الفترة في كشف واحد للمحاسب؟
نعم. بعد اختيار الفترة اضغط «طباعة الكشف التفصيلي»، فتحصل على ورقة A4 أفقية فيها سطر لكل فاتورة وسطر مجموع يطابق أرقام الفترة. وإن تجاوزت الفترة 3,000 فاتورة فاستخدم «تصدير Excel»، لأنه يضم كل الفواتير.

كيف أطلع كشف حساب الإيرادات أو الصندوق لفترة محددة؟
افتح الدليل المحاسبي، واضغط على الحساب، ثم اختر الفترة من شريط «فترة الكشف». فيظهر رصيد أول المدة، ومدين الفترة، ودائنها، ورصيد آخر المدة، ثم الحركات من الأقدم مع الرصيد الجاري. وتستطيع طباعته أو تصديره إلى Excel.

عندي أكثر من فرع، هل أطلع أرقام كل فرع وحده؟
نعم. الأرقام تتبع الفرع المختار في لوحة التحكم، أو «كل الفروع» معاً، واسم الفرع يظهر على الشاشة وعلى الورقة المطبوعة.

ليش طلب مني النظام أعيد الطباعة؟
لأن الفواتير أو الحركات تغيّرت أثناء إعداد الكشف، كأن تُصدر فاتورة جديدة أو يُسجَّل مرتجع، أو لأن القراءة لم تكتمل. وسباسويت لا يعرض كشفاً ناقصاً، فأعد الطباعة وستحصل على كشف متسق.

هل يدخل المرتجع والفاتورة الملغاة في الكشف التفصيلي؟
الفواتير المسترجعة كلياً والملغاة لا تدخل، وبطاقة الفترة كذلك لا تحسبها. والمبالغ في الكشف كما حُفظت في كل فاتورة.