برنامج إدارة مراكز السبا والمساج — الحجز والجلسة والعمولة في نظام واحد
إدارة مركز سبا أو مساج ليست إدارة مواعيد فقط. هي جدول فنيين متغيّر، وغرف محدودة، وزبون له تفضيلاته وما يجب تجنّبه معه، وباقات مدفوعة مسبقاً، وعمولات لكل جلسة يجب أن تكون صحيحة إلى الهللة. سباسويت (SpaSuit) يربط هذي الحلقة كاملة: من لحظة الحجز، إلى دخول الجلسة، إلى الفاتورة والعمولة — بلا دفاتر جانبية ولا ملفات Excel موازية.
يوم في مركز مساج: أين تضيع الأرقام فعلاً
- زبون حجز مع فني معيّن، والفني تأخّر، فتحوّلت الجلسة لفني ثانٍ — العمولة لمن؟
- زبون اشترى باقة ست جلسات قبل شهرين، ياخذ اليوم جلسته الرابعة — كم تبقّى له بالضبط؟
- الاستقبال حجز خدمتين متتاليتين لنفس الزبون — وتصادف الفني نفسه في الوقتين.
- فني في إجازة، والاستقبال حجز عليه لأنه ما انتبه.
- زبونة عندها حساسية من زيت معيّن، قالتها المرة الماضية لفنية غير الموجودة اليوم.
كل واحدة من هذي تكلّف: إما فلوس، أو زبوناً، أو ثقة داخل الفريق. النظام مبني ليمنعها من الأصل.
الحجز: النظام يرتّب الزيارة بدل الاستقبال
عند حجز زيارة فيها أكثر من خدمة، يحسب النظام أفضل ترتيب ممكن للخدمات بدل أن يجرّب الاستقبال يدوياً: يجرّب التراتيب المتاحة ويختار ما ينهي الزيارة في أقصر وقت، وبأقل عدد فجوات انتظار، وبأقصر فجوة ممكنة.
وقبل أن يثبت أي موعد، يتحقق من:
| الفحص | التفصيل |
|---|---|
| تعارض الفني | لا يُسند فني عنده حجز يتقاطع مع الموعد — ويشمل الفحص خدمات نفس الزيارة فيما بينها |
| ساعات العمل | لا يُقبل موعد تنتهي جلسته بعد إغلاق المركز، لا بدايته فقط |
| الإجازات | الفني على إجازة معتمدة لا يظهر أصلاً |
| التخصص | تُطابَق مهارات الفني مع تخصص الخدمة، فلا تُسند خدمة لمن لا يقدّمها |
| نهاية الشفت | لحجوزات اليوم، لا يُسند فني ينتهي دوامه قبل نهاية الجلسة |
| حدود الزبون | حد أقصى للحجوزات اليومية وللزيارات النشطة لكل زبون — يمنع الحجوزات الوهمية |
وإذا اختار الزبون فنياً بعينه واستلزم ذلك انتظاراً طويلاً، يُطلب منه إقرار صريح بالانتظار قبل التثبيت — فلا يأتي ويفاجأ بفجوة لم يوافق عليها.
كل خدمات الزيارة الواحدة مرتبطة تحت رقم زيارة واحد، فتأكيدها أو إلغاؤها يتم دفعة واحدة، والعدّ في التقارير يكون بالزيارات لا بالخدمات.
اقرأ: دليل إدارة الحجوزات والمواعيد ومن الحجز إلى الفاتورة في مسار واحد.
بطاقة السلامة: ما يحتاج الفني معرفته قبل أن تبدأ الجلسة
الفني لا يحتاج ملفاً طبياً مفصّلاً — يحتاج رؤوس أقلام تحميه وتحمي الزبون. لذلك بطاقة السلامة في سباسويت (SpaSuit) مختصرة عمداً:
- ست خانات بنعم/لا: ضغط الدم · السكري · أمراض القلب · حالات جلدية · كسور أو إصابات سابقة · الحمل.
- وثلاثة حقول نصية قصيرة اختيارية: حساسية · أدوية · عمليات سابقة، مع خانة ملاحظات (مثل: تجنّب الضغط القوي على أسفل الظهر).
هذي البطاقة مشفّرة في قاعدة البيانات بمفتاح تشفير مستقل، ويقرؤها الفني على شاشته وقت جلسته فقط. الزبون يعبّئها من حسابه، فلا يعيد شرح حالته لكل فني جديد. نجمع أقل ما يلزم لأداء الخدمة بأمان — لا أكثر.
خريطة الجسم: الزبون يحدّد مكان الألم وشدّته
عند الحجز، يقدر الزبون يفتح خريطة الجسم ويحدد مناطق الألم — 26 منطقة أمامية وخلفية، لكل منطقة شدّة من 1 إلى 5 وملاحظة قصيرة. تُحفظ لكل زيارة على حدة (لأن الألم يتغيّر بين زيارة وأخرى)، وتظهر للفني مرسومة على الجسم داخل بطاقة جلسته.
النتيجة: الفني يبدأ وهو يعرف أين يشتغل — بدل خمس دقائق أسئلة أول الجلسة.
الغرف والكبائن والأسرّة: كل خدمة في مكانها الصحيح
تعرّف أماكن الخدمة عندك بأنواعها: غرفة · كرسي · مرآة · محطة · سرير · كابينة. ثم تربط كل مكان بفئات الخدمات التي يصلح لها — والنظام يقترح عليك الفئات المناسبة تلقائياً عند إضافة المكان.
النتيجة عند بدء الجلسة: لا تظهر إلا الأماكن الصالحة لهذي الخدمة (لا يُعرض كرسي حلاقة لحمّام مغربي)، مع شارة تبيّن المشغول الآن والذي ينتظر تنظيفاً. وبدء جلسة في غرفة عليها مهمة تنظيف غير مكتملة يُسجَّل بوضوح — فلا يضيع أثر النظافة.
دورة الجلسة: حضر ← دخل ← خرج
مسار واحد صريح لا يحتمل التأويل:
- حضر العميل — يدخل قائمة الانتظار، والفني ما زال متاحاً.
- دخل الجلسة — يبدأ العدّ، ويصير الفني مشغولاً. ولا تبدأ الجلسة إلا بعد إصدار الفاتورة (إلا جلسات الباقات المدفوعة مسبقاً).
- خرج العميل — يُسجَّل وقت الخروج الفعلي، وهنا تُسجَّل العمولة.
ويصاحب ذلك:
- عدّاد تنازلي حيّ على شاشة الفني، وتنبيه صوتي عند انتهاء المدة — فلا تمتد الجلسة على حساب الموعد التالي.
- تنبيه فوري للفني بوصول عميله باسمه، مع صوت مميّز.
- نافذة تراجع قابلة للضبط من 1 إلى 60 دقيقة (الافتراضي 10): خلالها تقدر تلغي بداية خاطئة أو تغيّر الفني، وبعدها تُقفل الجلسة إلا بتجاوز من المالك — يُسجَّل.
- سياسة إنهاء الجلسة تختارها: الفني والكاشير في أي وقت · الفني بعد اكتمال المدة فقط · الكاشير وحده.
- تغيير الفني بلا مرتجع: إذا تحوّلت الجلسة لفني ثانٍ، تغيّره بضغطة وتذهب العمولة للفني الذي أدّاها فعلاً — بلا إلغاء فاتورة ولا إعادة إصدار.
تفاصيل: دليل استقبال العميل وإدارة جلسته.
الباقات: تبيعها مرة، وتُستهلك زيارة بزيارة
- نوعان: باقة تُستهلك كاملة في زيارة واحدة، أو باقة جلسات منفصلة على عدة زيارات.
- الرصيد محسوب لحظياً = المشترى − المستهلك − المحجوز حالياً. فلا يظهر رصيد وهمي، ولا يُحجز أكثر مما دُفع. وإلغاء حجز يعيد الرصيد تلقائياً.
- صلاحية مرنة: عدد أيام من الشراء · تاريخ انتهاء ثابت · فترة من–إلى · أو بلا انتهاء.
- جلسة الباقة لا تُدفع مرتين: عند الخروج تُنشأ فاتورة استهلاك بصفر ريال مرتبطة بالباقة، وتُحتسب فيها عمولة الفني على سعر الخدمة داخل الباقة.
- محاسبياً: قيمة الباقة تبقى إيراداً مؤجَّلاً حتى تُستهلك الجلسة فعلاً، فلا يتضخّم إيراد الشهر الذي بعت فيه.
اقرأ: دليل الباقات وبطاقات الولاء.
العمولة: بعد خصم الضريبة، ولمن أدّى الخدمة فعلاً
هذي أكثر نقطة تُسبّب خلافاً داخل المراكز، فبُنيت بوضوح:
- الأساس = صافي الخدمة بعد استبعاد ضريبة القيمة المضافة (خدمة بـ250 شاملة الضريبة أساسها 217.39، لا 250). وإذا كان مركزك غير مسجّل في الضريبة، الأساس هو السعر كما هو.
- تُسجَّل عند خروج الجلسة لا عند إصدار الفاتورة — فلا عمولة لخدمة لم تُقدَّم، والعمولة تتبع من أدّاها لو تغيّر الفني.
- أربع طرق تختار منها لكل دور: نسبة مئوية · مبلغ ثابت لكل خدمة · شرائح متدرّجة ترتفع بعدد خدمات الشفت (تحفيز حقيقي للإنتاجية) · أو بدون عمولة.
- تمييز الحجز المطلوب (ريكوست) عن العادي بنسبة مختلفة، ونسبة خاصة لأيام الإجازات والأعياد.
- عمولة الاستقبال اختيارية لكل فاتورة، وعمولة مستقلة لكل منتج تُحفّز البيع الإضافي.
- حماية من الازدواج: نقرتان متتاليتان على «خروج العميل» لا تُنتجان عمولتين.
اقرأ: توزيع عمولات الفنيين بعد خصم الضريبة ودليل ضبط نسب العمولات.
الحضور مربوط بالفاتورة — لا فاتورة بلا حضور
قاعدة صارمة على مستوى الخادم: لا تُصدَر فاتورة باسم فني غير مسجَّل حضوره اليوم، ولا تبدأ جلسته. تمنع الفواتير المسندة لموظف غائب، وتجعل تقارير الأداء صادقة.
ويدعم النظام واقع المراكز فعلياً:
- عدة ورديات في اليوم الواحد — كل (دخول ← خروج) شفت مستقل بأرقامه وعمولاته وهدفه.
- الورديات الليلية التي تمتد بعد منتصف الليل تبقى شفتاً واحداً.
- تمديد الدوام لموظف راغب بالاستمرار — بضغطة، وبدون أن تنصفر عمولاته المتدرّجة.
اقرأ: الحضور المربوط بالحجوزات والعمولة ودليل إدارة حضور الموظفين.
بوابة الفني: شاشة خاصة لكل موظف
كل فني يفتح رابط مركزك من جواله ويسجّل دخوله، فيرى شاشته الخاصة — بلا تثبيت أي تطبيق:
جدول اليوم · بطاقة الجلسة الحالية (اسم الزبون وخدمته وعدّاد المدة وبطاقة السلامة وخريطة الألم) · جلساته وعمولاته اليوم · هدفه اليومي والشهري وما تبقّى للحافز · تسجيل حضوره وانصرافه · واختيار الغرفة عند بدء الجلسة. والواجهة عربية أو إنجليزية حسب لغة كل موظف.
ولأن الفني لا يرى تقييمات الإدارة له ولا إيرادات غيره، تبقى الشاشة أداة عمل لا مصدر خلاف.
اقرأ: بوابة الفني.
والفاتورة؟ معتمدة من أول يوم
كل جلسة تنتهي بفاتورة إلكترونية موقّعة ومبلّغة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك (المرحلة الثانية)، برمز QR، ومن نفس الشاشة. التفاصيل في صفحة الكاشير والفوترة الإلكترونية المعتمدة.
من أين تبدأ
الخطة الأساسية مجانية للأبد وبدون بطاقة بنكية، وتشمل: شاشة الكاشير والفواتير الإلكترونية المعتمدة ولوحة الضريبة والصندوق والإقفال، وحضور الموظفين والعمولات بكل طرقها، والباقات ونقاط الولاء وسجل العملاء وبطاقة السلامة.
أما الحجوزات والجدول وصفحة مركزك الإلكترونية التي يحجز منها عملاؤك أونلاين، فهي ضمن الخطط الأوسع — تشوف تفاصيلها من داخل حسابك متى ما احتجتها، بعد ما تكون جرّبت النظام على بياناتك الحقيقية.
الخلاصة
مركز السبا لا ينهار من خطأ كبير واحد، بل من عشرات الأخطاء الصغيرة: موعد تعارض، رصيد باقة اختلف، عمولة راحت لغير من أدّى الخدمة، ملاحظة سلامة ضاعت بين الفنيين. سباسويت (SpaSuit) يقفل هذي الفجوات في مسار واحد من الحجز إلى الفاتورة.
تولّى القيادة واترك التفاصيل.
أسئلة شائعة
هل يمنع البرنامج حجز نفس الفني لموعدين متداخلين؟
نعم. أي موعد يتقاطع زمنياً مع حجز قائم للفني نفسه يُرفض، ويشمل الفحص خدمات الزيارة الواحدة فيما بينها. ويُعاد الفحص مرة أخرى لحظة التثبيت، فلو تغيّر شيء بين الاختيار والحفظ لا يمر التعارض.
كيف يعرف الفني حالة الزبون قبل الجلسة؟
عبر بطاقة السلامة: رؤوس أقلام بنعم/لا (ضغط، سكري، قلب، حالات جلدية، كسور، حمل) مع حساسية وأدوية وعمليات سابقة وملاحظة قصيرة. يعبّئها الزبون من حسابه، وتظهر للفني على شاشته وقت جلسته، وهي مشفّرة في قاعدة البيانات.
الزبون اشترى باقة — كيف أعرف كم تبقّى له؟
الرصيد يظهر لحظياً في ملف الزبون ويُحسب تلقائياً: المشترى ناقص المستهلك ناقص المحجوز حالياً. وكل جلسة تُخصم عند خروج العميل، وإلغاء أي حجز يعيد الرصيد فوراً.
إذا تغيّر الفني في آخر لحظة، لمن تذهب العمولة؟
للفني الذي أدّى الجلسة فعلاً. تغيّر الفني من صفحة الحجز أو من بطاقة الجلسة الجارية بلا إلغاء فاتورة، لأن العمولة تُسجَّل عند خروج العميل لا عند إصدار الفاتورة.
هل العمولة تُحسب على السعر الكامل أم بعد الضريبة؟
بعد استبعاد ضريبة القيمة المضافة. خدمة بـ250 ريالاً شاملة الضريبة، أساس العمولة فيها 217.39. وإذا كان مركزك غير مسجّل بالضريبة، فالأساس هو السعر المعروض.
هل يحتاج الفنيون تثبيت تطبيق؟
لا. بوابة الفني صفحة ويب يفتحها كل موظف من متصفّح جواله بعد تسجيل دخوله، بالعربية أو الإنجليزية حسب لغته.
هل يصلح النظام للصالونات والمشاغل النسائية ومحلات الحلاقة؟
نعم. نفس المنظومة تخدم الصالونات والمشاغل النسائية ومحلات الحلاقة مع اختلاف الكتالوج وأنواع أماكن الخدمة (كراسي، مرايا، كبائن) — واختيار نوع نشاطك عند التسجيل يهيّئ لك بداية مناسبة.
ابدأ مجاناً — بدون بطاقة بنكية.
جرّب سباسويت (SpaSuit): spasuit.app